Настоящий порядок выдачи судебных дел и документов Советского районного суда г. Воронежа (далее - Порядок) разработан в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации, Кодексом административного судопроизводства Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Налоговым кодексом Российской Федерации, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36, Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019  № 56, и иными актами, регулирующими вопросы внутренней деятельности суда.
 
1.    Общие положения

1.1. Использование судебных дел, материалов и документов суда (далее – судебные дела) осуществляется в служебных и сторонних целях.
1.2. В служебных целях судебные дела используются:
- председателем суда, его заместителями, судьями в связи с рассмотрением судебных дел либо для проведения обобщения судебной практики, для чего ими лично или через помощников судей (секретарей судебного заседания) запрашиваются судебные дела из архива суда и (или) из соответствующих канцелярий суда;
- начальником отдела (его заместителем), помощниками председателя суда, консультантами суда для проведения обобщения судебной практики, ответов на жалобы непроцессуального характера, ответов на запросы, проведения служебных проверок, осуществления контроля за правильностью представляемой первичной статистической отчетности, ознакомления с делами;
1.3. В сторонних целях судебные дела используются:
- для направления за пределы суда по письменным запросам органов и лиц, которым законом предоставлено право такого истребования;
-  для ознакомления в помещении суда;
- для выдачи подлинников и копий документов, архивных справок, архивных выписок.
1.4. Судебные дела (иные материалы) используются при предъявлении:
а) председателем суда (его заместителями), судьями суда, начальником отдела (его заместителем), помощниками председателя суда, консультантами суда – заявки;
б) обвиняемыми, подсудимыми, осужденными, оправданными, лицами, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, потерпевшими, сторонами по делу, третьими лицами, законными представителями по уголовным, гражданским, административным делам и делам об административных правонарушениях, заявителями и другими заинтересованными лицами по делам особого производства и административным делам, гражданскими истцами, ответчиками по уголовным делам - документа, удостоверяющего личность, а их представителями, защитниками - также доверенности, оформленной в соответствии с требованиями законодательства;
в) адвокатами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам и делам по административным правонарушениям, - ордера соответствующего адвокатского образования и удостоверения личности и (или) удостоверения адвоката;
г) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;
д) прокурорами - служебного удостоверения;
е) иными должностными лицами при наличии законного основания - мотивированного письменного запроса;
ж) реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти - наследникам, близким родственникам, родственникам, иждивенцам в соответствии со статьями 133, 134 УПК РФ, статьей 11 Закона Российской Федерации от 18.10.1991 N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий" - документа, удостоверяющего личность и (или) полномочия, а также подтверждающего соответствующее родство (факт нахождения на иждивении).
1.5. Выдача (направление) судебных дел возлагается:
а) по судебным делам, оконченным производством и сданным в канцелярию суда, на ответственного работника канцелярии суда, а в случае его отсутствия на другого работника канцелярии;
б) по судебным делам, не сданным в канцелярию суда, на помощников судей, а в случае их отсутствия на секретарей судебного заседания;
в) по судебным делам, сданным в архив, на ответственное лицо архива, а в случае его отсутствия на другого работника архива.
1.6. В случаях, установленных настоящим Порядком, использование судебных документов в сторонних целях производится на основании письменного запроса или заявления, визу согласования на которых проставляет:
- председатель суда (его заместители) – при использовании рассмотренных судебных дел, по которым судебные акты вступили в законную силу (в том числе дел, сданных в архив);
- председательствующий по делу судья – при использовании нерассмотренных и не вступивших в законную силу судебных дел;
- заместители председателя суда, либо председатель суда - при отсутствии председательствующего по делу судьи.
1.7. Запросы и заявления должны содержать фамилию, имя, отчество, процессуальное положение, данные документа, удостоверяющего личность и полномочия,  адрес лица, номер контактного телефона, изложение существа запроса с указанием обстоятельств, в связи с которыми запрашивается судебное дело, дату и личную подпись.
Не рассматриваются обращения, в которых отсутствуют полные сведения о заявителе (наименование органа или организации, фамилия, имя, отчество гражданина, адрес, подпись).
Возвращаются без рассмотрения заявления в случае, если к обращению не приложены документы, подтверждающие полномочия, или таковые отсутствуют в материалах дела.
1.8. Не могут быть истребованы из суда судебные дела и материалы, по которым вынесено решение, до истечения срока, установленного законом на его обжалование.
1.9. Состояние судебных дел и документов после возвращения должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего их.
1.10. В случае если после возвращения дела уполномоченным работником суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.
1.11. При перемещении судебных дел за пределами суда должны соблюдаться меры предосторожности, надёжно обеспечивающие их сохранность.
1.12. При отсутствии запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке суда с указанием факта отсутствия интересующих заявителя сведений, а также даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией.
1.13. Работники суда, получившие судебные дела и документы, несут дисциплинарную и иную ответственность за их сохранность в порядке, установленном действующим законодательством.
 
2.    Порядок выдачи судебных дел для служебного пользования и
направления за пределы суда

2.1. Выдача архивных дел для служебного пользования производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений с письменного разрешения председателя, то есть на основании его резолюции на соответствующих заявках (служебных записках).
Выдача единиц хранения из архивохранилища подлежит обязательной фиксации в журнале учета выдачи документов во временное пользование.
На место выдаваемых единиц хранения и описей дел должна помещаться карта-заместитель единицы хранения. При возвращении единицы хранения карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности.
Выдача архивных документов во временное пользование судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам производится на основании акта о выдаче архивных документов во временное пользование.
В случае передачи дела лицом, запросившим дело, другому работнику суда или направление дела за пределы суда, об этом незамедлительно сообщается лицу, выдавшему дело, и в справочном листе дела производится отметка о его передаче (направлении).
Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов.
Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:
одного месяца - для использования судьями, работниками суда;
шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.
Истребование дел сотрудниками суда из канцелярий суда осуществляется по заявкам под роспись в журнале регистрации передачи дел.

3.    Порядок выдачи судебных дел для ознакомления в помещении суда

3.1. Выдача судебных дел для ознакомления в помещении суда участвующим в деле лицам производится:
- по нерассмотренным делам и рассмотренным, но не сданным в канцелярию суда (архив) помощниками судей (секретарями судебных заседаний) по письменному обращению на основании разрешительной визы судьи с учетом времени, необходимого для ознакомления,
- по рассмотренным делам, сданным в канцелярии, работниками канцелярий по письменному обращению на основании разрешительной визы судьи с учетом времени, необходимого для ознакомления,
- по делам, сданным в архив, работниками архива по письменному обращению на основании разрешительной визы председателя суда (его заместителей) с учетом времени, необходимого для ознакомления.
3.2. Ознакомление с делами (иными материалами) производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии уполномоченного на то работника аппарата суда в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.
3.3. Лицо, ознакомившись с судебным делом или материалами из него, делает в справочном листе отметку об ознакомлении, в которой указывает дату и время ознакомления, свое процессуальное положение и заверяет отметку своей подписью. Отметка об ознакомлении заверяется подписью работника аппарата суда, контролировавшего процесс ознакомления с материалами дела.
Об ознакомлении с архивным делом делается отметка в листе использования документов.
В случае ознакомления с частью материалов судебного дела, у ознакомляемого лица отбирается расписка, в которой, помимо даты ознакомления, указывается время начала и окончания ознакомления, объем материалов, с которыми состоялось ознакомление с указанием листов дела (в случае ознакомления с материалами судебного дела не в полном объеме), которая заверяется лицом, производившим ознакомление с частью материалов судебного дела.
При отказе лица, ознакомившегося с материалами судебного дела, сделать отметку об ознакомлении, работник аппарата суда, осуществлявший ознакомление, собственноручно делает ее в справочном листе (расписке).
После ознакомления с судебным делом (иными материалами) уполномоченный работник аппарата суда в присутствии лица, которое ознакомилось с судебным делом (иными материалами), проверяет состояние данного дела и наличие всех документов в деле, делает отметку в заявлении лица об ознакомлении о том, что дело возвращено.
Заявление об ознакомлении с материалами дела с резолюцией председателя суда (его заместителей), судьи, председательствующего по делу, подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.
3.4. По письменным ходатайствам обвиняемых, находящихся под стражей, об ознакомлении с материалами судебных дел, находящихся на стадии судебного разбирательства или оконченных производством до вступления судебного акта в законную силу, судья, председательствующий по делу, назначает дату и время ознакомления, а также дает распоряжение о конвоировании заявителя к месту ознакомления.
Секретарь судебного заседания (в случае его отсутствия помощник судьи) направляет извещение обвиняемому (подсудимому, осужденному) о месте, дате и времени ознакомления с материалами судебного дела.
3.5. При ознакомлении обвиняемого, содержащегося под стражей, с материалами судебного дела за пределами суда, секретарь судебного заседания (в случае его отсутствия помощник судьи) выезжает на транспорте суда с соблюдением условий, обеспечивающих сохранность материалов судебного дела, к месту ознакомления.
3.6. Ознакомившись с материалами судебного дела, обвиняемый (подсудимый, осужденный) ставит подпись в расписке об ознакомлении с указанием даты, времени, конкретных материалов, с которыми он был ознакомлен. Расписка об ознакомлении приобщается к судебному делу.
 
4.    Порядок выдачи подлинных документов из судебных дел

4.1.    Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками уголовного, гражданского, административного судопроизводства и участниками производства по делам об административных правонарушениях, а также письменные справки по делам выдаются помощниками судей, уполномоченными работниками отдела делопроизводства (канцелярий) или архива суда на основании их письменного заявления; а судам общей юрисдикции, органам дознания и следствия - на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (или его заместителя).
Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.
При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело. Такие же сведения указываются в справочном листе.
Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии, подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.
4.2.    Письменные доказательства, имеющиеся в судебном деле, по письменному заявлению лиц, их представивших, на основании разрешительной визы судьи, возвращаются им работниками канцелярии после вступления решения в законную силу или возвращения судебного дела из суда апелляционной (кассационной) инстанции.
Письменные доказательства из дела с разрешения судьи, председательствующего по делу, а при его отсутствии - председателя суда (его заместителя) могут быть возвращены представившим их лицам и до вступления решения суда в законную силу, если суд найдет это возможным.
4.3.    Военные билеты военнообязанных и удостоверения о приписке к призывным участкам призывников, осужденных к лишению свободы, не позднее семидневного срока после вступления приговора в законную силу направляются в районные (городские) военные комиссариаты по месту учета.
Паспорт, трудовые книжки и другие личные документы лиц, осужденных к лишению свободы, направляются администрации места предварительного заключения, где содержатся осужденные.
4.4.    Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, письменных справок устанавливаются председателем суда:
Срок выдачи подлинных документов из судебных дел, не должен превышать 5 рабочих дней со дня регистрации заявления или письменного запроса заявителя в журнале входящей корреспонденции суда. Указанный срок может быть продлен председателем суда (его заместителями), но не более 10 календарных дней.
В случае если судебное дело, из материалов которого запрашиваются документы, направлено по запросу из суда, заявитель извещается об этом в течение 10 календарных дней со дня регистрации заявления в суде. Запрашиваемые документы направляются заявителю в течение трех дней со дня возвращения дела обратно в суд.
Иногородним лицам при их личном обращении, а также лицам, проживающим на территории Советского района г. Воронеж, при наличии особых обстоятельств (смерть близких, тяжелое заболевание и т.п.) выдача подлинных документов из судебных дел при наличии возможности производится в день обращения.
В случае если заявитель ходатайствовал о получении подлинных документов из материалов судебного дела на руки, однако в течение более чем 30 дней со дня исполнения запроса не явился за получением запрашиваемых документов, документы направляются по указанному им адресу заказным письмом с уведомлением.

5.    Порядок выдачи и изготовления копий документов,
снятия копий с материалов дела

5.1.     Копии судебных документов, выписок из них, справки из судебных дел выдаются по письменному запросу лиц, участвующих в деле, на основании резолюции, проставленной в соответствии с пунктом 1.6. настоящего Порядка.
5.2.     Копия протокола судебного заседания изготавливается по письменному ходатайству участника судебного разбирательства.
5.3.     Изготовление копий документов по делам, сданным в архив, осуществляют работники архива, по делам, находящимся в производстве судьи и делам, не сданным в канцелярии суда, секретари судебных заседаний (помощники судей),  во всех остальных случаях – работники канцелярий суда.
5.4.     Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия - председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита "Подпись") проставляется штамп "Копия верна" и гербовая печать суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп "КОПИЯ".
Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления накладывается наклейка с заверительной надписью "пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____" с указанием суда, которым выдается копия документа, подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовую печать ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.
В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления) делается об этом отметка. На выдаваемой копии судебного акта уполномоченным работником аппарата суда делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило, указывается уникальный идентификатор дела (в обязательном порядке на судебных актах, вступивших в законную силу), ставится отметка о том, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.
5.5. Копии запрашиваемых судебных актов изготавливаются уполномоченным работником аппарата суда в день поступления заявления, а при невозможности - в срок не более пяти рабочих дней с указанной даты.
Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний, а также архивные справки изготавливаются работником, ответственным за работу архива суда, в срок, не превышающий пятнадцати календарных дней, со дня поступления соответствующего заявления.
5.6. Копии судебных актов, вступивших в законную силу, могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия - заместителя председателя суда) по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.
5.7. Выдача документов из материалов дела органам следствия и дознания на стадии проведения ими оперативно-розыскной деятельности до возбуждения уголовного дела не допускается.
При проведении оперативных мероприятий органы следствия и дознания вправе обратиться с мотивированным запросом к председателю суда с просьбой предоставить возможность ознакомиться с материалами дела и снять копии с необходимых документов.
При необходимости получения документов, имеющих значение для расследования уголовного дела, следователь вправе обратиться в суд с мотивированным запросом о предоставлении подлинников или копий соответствующих документов из материалов судебного дела с приложением заверенной копии постановления о возбуждении уголовного дела.
5.8. В случае если судебное дело, из материалов которого запрашиваются документы, направлено по запросу из суда, заявитель извещается об этом в течение 10 календарных дней со дня регистрации заявления в суде. Запрашиваемые документы направляются заявителю в течение трех дней со дня возвращения дела обратно в суд.
5.9. Заверенные копии судебных документов выдаются заявителям при предъявлении ими документа, удостоверяющего личность, их представителям - при предъявлении доверенности, оформленной в соответствии с законом, либо другого документа, удостоверяющего полномочия  на ведение дела, и документа, удостоверяющего личность,  или направляются посредством услуг почтовой связи.
Иногородним лицам при их личном обращении, а также лицам, проживающим на территории Советского района г.о. г. Воронеж, при наличии особых обстоятельств (смерть близких, тяжелое заболевание и т.п.), выдача копий судебных документов производится по возможности в день обращения.
5.10. В случае если заявитель ходатайствовал о получении копий судебных документов на руки, однако в течение более чем 30 дней со дня исполнения запроса не явился за получением запрашиваемых документов, документы направляются по указанному им адресу заказным письмом с уведомлением.
5.11. Лицо, получившее копии, должно расписаться на заявлении о получении. Данное заявление, а также доверенность представителя (ее копия) либо другой документ, удостоверяющий полномочия, приобщаются к делу.
В случае направления копии судебного документа по почте, копия сопроводительного письма приобщается к судебному делу, а в справочном листе делается соответствующая отметка.
5.12. Выдача копий документов и судебных актов из судебных дел, находящихся в канцеляриях и архиве суда, лицам, ходатайствовавшим о получении запрашиваемых документов на руки, осуществляется в соответствии с п. 3.1. настоящего Порядка.
5.13. Участвующими в деле лицами, их представителями, на основании их письменного заявления с резолюцией лиц, указанных в п. 1.6. настоящего Порядка, осуществляется фотографирование материалов судебного дела, а также его копирование за свой счет иными техническими средствами. Контроль за процессом фотографирования материалов судебного дела (копирования иными техническими средствами) осуществляется лицом, выдавшим дело.
По окончании фотографирования (копирования иными техническими средствами) судебного дела, лицо, осуществлявшее фотографирование (копирование иными техническими средствами), должно расписаться об этом на своем заявлении. Отметка о произведенном фотографировании (копировании иными техническими средствами) заверяется подписью работника аппарата суда, контролировавшего процесс фотографирования (копирования иными техническими средствами).
При отказе лица, осуществлявшего фотографирование (копирование иными техническими средствами) судебного дела, сделать отметку о произведенном фотографировании (копировании иными техническими средствами), работник аппарата суда, осуществлявший контроль, собственноручно делает ее в заявлении.
Заявление о фотографировании (копировании иными техническими средствами) с отметкой о произведенном фотографировании (копировании иными техническими средствами) подшивается в судебное дело.
Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.